22 de nov de 2018

Orçamento empresarial na prática [parte 5] - Orçamento de despesas

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Neste artigo eu vou mostrar na prática como elaborar um orçamento de despesas. As despesas são fundamentais ao funcionamento da empresa e, portanto, precisam ser classificadas, dimensionadas e planejadas da forma correta. O que mais você vai encontrar aqui: o que é um orçamento de despesas; classificação das despesas; e como definir premissas e dados base. Tudo isso através de um exemplo prático de uma empresa comercial fictícia (...)

Na etapa anterior (parte 4) eu mostrei o passo a passo de como montar um orçamento de estoque e compra de mercadorias. Nesta etapa você aprenderá a construir um orçamento de despesas.

O que é um orçamento de despesas?


Antes de dizer o que é um orçamento despesa, é importante você relembrar o conceito de despesa.

Despesa é um gasto que está relacionado à obtenção de receitas. A gente pode considerar que todo gasto que não tiver um vínculo com a produção ou com a compra da mercadoria pode ser chamado de despesa.

As despesas tem a característica de reduzir o lucro da empresa porque envolve um sacrifício financeiro no processo de geração de receitas. Veja abaixo como as despesas podem ser classificadas.

Orçamento de despesas – é a parte do orçamento cuja finalidade principal é determinar os recursos que serão utilizados no suporte às atividades operacionais da empresa. As atividades operacionais básicas de toda empresa comercial são: comprar, estocar, vender, receber e pagar.

Classificação das despesas


Há diversas maneiras de classificar uma despesa. De uma forma mais geral, as despesas podem ser classificadas em operacionais e não operacionais.

Despesas operacionais


As despesas operacionais são gastos que estão relacionados diretamente com a natureza do negócio da empresa e são responsáveis pela manutenção das suas atividades operacionais.

Esses gastos podem envolver um desembolso financeiro ou não. As despesas orçadas, por exemplo, não geram desembolso financeiro pelo fato de se trabalhar com valores previstos.

Despesas não operacionais


As despesas não operacionais são gastos que não possuem uma ligação direta com as atividades principais da empresa. Geralmente, as despesas não operacionais tem um caráter eventual, isto é, elas acontecem de vez em quando.

Despesas fixas e variáveis


Quanto ao comportamento de uma despesa em relação às vendas ou outras atividades administrativas, elas podem ser classificadas em fixas e variáveis. Esta é outra maneira muito conhecida de se rotular uma despesa. Não confunda com custos fixos e variáveis, pois estes estão relacionados exclusivamente à produção.

Despesas fixas - são gastos de natureza fixa que ocorrem independentemente da empresa estar em operação ou não. Vejam só... os valores dessas despesas não são necessariamente fixos.

Despesas variáveis – são gastos que variam em função de alguma coisa (vendas de mercadorias ou outra atividade da empresa como comprar, estocar, etc.). Comissões sobre vendas e materiais de embalagem são exemplos de despesa variáveis.

Outra maneira de classificar os gastos da empresa é através do plano de contas. O plano de contas é uma relação de contas cujo objetivo é categorizar todas as entradas e saídas financeiras de uma organização.

Quando estiver elaborando o orçamento de despesas da sua empresa é importante que você crie um plano de contas o mais detalhado que puder.

Para organizar ainda mais as suas informações, você pode criar grupos de contas – despesas administrativas, comerciais, financeiras, tributárias, etc. Um pouco mais à frente, ainda nesta postagem, eu estarei falando um pouco sobre cada um destes grupos de contas.

Definição das premissas orçamentárias e dados-base


A definição de premissas orçamentárias mais específicas é importante e servirá de base para o processo de elaboração do orçamento de despesas.

>> [estudo de caso: Loja Xy7]

Como foi nas postagens anteriores sobre orçamento, a gente vai seguir com o exemplo prático de uma loja fictícia de roupas – Xy7 Moda Feminina.

Segue algumas premissas específicas que foram definidas pela empresa.
  • Mão de obra - aumento de salário previsto de 5% a partir de março para todos os funcionários
  • Horas extras permitidas no mês: 5% para meses de menor sazonalidade e 10% para meses de maior sazonalidade
  • Comissão sobre vendas – 3%
  • Mão de obra - contratação de até 3 funcionários temporários no mês de dezembro
  • Energia elétrica - aumento previsto de 12% para janeiro
  • Aluguel do ponto comercial – reajuste previsto de 10% em janeiro
  • Encargos sociais e trabalhistas previstos – 40%
  • Taxa de juros para empréstimos – 20% a.a.
  • Despesas com marketing e publicidade – até 5% da média de vendas dos últimos 12 meses
  • Despesas bancárias – 0,3% sobre vendas
Alguns dos dados acima foram extraídos do quadro de premissas gerais criado na postagem sobre análise do ambiente, construção de cenários e premissas orçamentárias.

Para nortear a elaboração do orçamento de despesas é importante ter em mãos alguns dados que servirão de base para o processo orçamentário. Este conjunto de dados é chamado de dados-base.

Os dados-base podem ser dados do passado (históricos), dados das premissas gerais, dados-padrão, etc. No quadro de despesas orçamentárias da loja Xy7 (planilha 1 a seguir) possui a coluna Dados base.

Orçamento de despesas - exemplo prático [loja Xy7]


Eu decidi fazer o orçamento de despesas da loja de roupas Xy7 agrupando as despesas por tipo – administrativas, comerciais, financeiras e tributárias.

Em empresas maiores ou industriais é recomendável criar um orçamento de despesas para cada departamento, setor ou atividade. Depois é só fazer a consolidação dos dados.

Na figura abaixo (planilha 1) está o orçamento de despesas da loja Xy7.

planilha de orçamento de despesas
Note que no orçamento de despesas da Xy7 eu separei as despesas em grupos de contas – despesas administrativas, comerciais, financeiras e tributárias.

. Despesas administrativas – são despesas essenciais ao funcionamento da empresa e são caracteristicamente fixas e pelo fato de não possuírem relação com o volume de vendas, são gastos indiretos também.

. Despesas comerciais – são despesas com a comercialização e distribuição de mercadorias. As contas deste grupo de despesas são em sua maioria variáveis, pois sofrem modificações em função do volume de vendas. Observe na planilha acima que para encontrar o valor orçado de Material de Embalagem, por exemplo, foi aplicada a taxa de 1,5% sobre o valor mensal das vendas.

. Despesas financeiras – são gastos relacionados a empréstimos obtidos (juros pagos, IOF, etc.). No orçamento de despesas financeiras da loja Xy7 foram englobadas as despesas bancárias (pacote de serviços de conta corrente, tarifa de emissão de boletos, taxa de administração sobre vendas com cartão, etc.).

. Despesas tributárias – Representam os valores de impostos, taxas e contribuições que incidem sobre vendas e lucro. A loja Xy7 é optante pelo regime de tributação Simples Nacional. Este sistema de tributação unifica oito tipos de impostos em uma só guia de pagamento (DAS). Clique aqui para saber mais sobre o Simples Nacional .

Este quadro orçamentário de despesas que eu criei é adaptável. Você pode montar o seu mais apropriado à sua realidade.

Por enquanto, é só.

Neste artigo a gente viu como é fácil elaborar um orçamento de despesas. Não tem segredos. Se você já tiver em mãos o orçamento de vendas, fica ainda mais fácil. Depois, seguindo essa linha de agrupamento das despesas, crie um plano de contas bem detalhado. Aí, é só definir as premissas orçamentárias e os dados base.

O próximo e penúltimo artigo é sobre como fazer um orçamento de caixa.

João N
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Fontes de consulta:
#livros
PADOVEZE, Clóvis Luís, TARANTO, Fernando Cézar. Orçamento empresarial: Novos conceitos e técnicas. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2009.

HOJI, Masakasu. Administração financeira e orçamentária:  Matemática financeira aplicada, estratégias financeiras, orçamento empresarial. 10 ed. São Paulo: Atlas, 2012.


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