13 de jun de 2018

Orçamento Empresarial na prática [parte 2] - Ambiente, cenários e premissas orçamentárias

orçamento empresarial na prática

Uma das principais vantagens do orçamento é fazer com que todos os envolvidos no processo habituem-se a verem a empresa dentro de uma perspectiva de futuro. Você aprenderá na prática como fazer um orçamento para sua empresa. Nesta postagem eu estarei mostrando como analisar o ambiente externo da empresa, como construir cenários e como definir as premissas orçamentárias, elementos essenciais ao planejamento orçamentário (...)

O que você vai encontrar nesta postagem: (1) O que é orçamento operacional; (2) as principais características da empresa fictícia que usarei como estudo de caso; (3) a análise do ambiente externo da empresa; (4) a construção de cenários; e (5) a definição das premissas orçamentárias. Vamos avançar...

O que é um Orçamento operacional?


Podemos chamar de orçamento operacional a todas as informações orçamentárias que abrangem as atividades operacionais da empresa. E quais são elas? Nas empresas comerciais essas atividades dizem respeito à compra de mercadorias, estoque, vendas, recebimento das vendas e pagamento de mercadorias e despesas. Não necessariamente nesta ordem.

O orçamento de vendas, orçamento de estoque de mercadorias e orçamento de despesas são partes do orçamento operacional. Em empresas do ramo industrial, este orçamento é composto de mais partes. Já o orçamento de caixa faz parte das projeções das demonstrações contábeis.

Caracterização da empresa [estudo de caso]


Para que você entenda melhor como fazer um orçamento, eu vou usar um exemplo fictício de uma loja de roupas como estudo de caso. Afinal, é fazendo que se aprende!

MERCADO. Eu vou chamar a empresa de Loja Xy7 - Moda Feminina. A Xy7 é uma loja especializada em roupas femininas com experiência de mercado há mais de 10 anos. Com foco em qualidade e preços baixos, a loja vem conquistando seus clientes com um atendimento diferenciado.

HIERARQUIA ORGANIZACIONAL. A loja possui uma estrutura administrativa relativamente simples. O número total de funcionários é 10, alocados conforme a organização hierárquica apresentada na figura 1 abaixo.
orçamento empresarial organograma simples

DADOS. Eu apresentarei alguns dados numéricos iniciais para que você tenha uma noção de como é a loja Xy7.

Receitas – R$ 200 mil / mês. As vendas são levemente concentradas em determinadas épocas do ano devido à sazonalidade do setor. Desse total, 30% são de vendas à vista. O restante é distribuído entre vendas com cartão de crédito (40%), cheques (10%) e crediário (20%).

Fluxo de caixa – em meses de baixa demanda a loja realiza operações de antecipação de recebíveis (cartão e cheques) para suprir eventuais necessidades de caixa.

Estoque – a decisão da Xy7 em relação a sua política de estoque é manter um saldo mínimo de mercadorias armazenadas evitando, assim, imobilização do capital de giro.

Vamos avançar... A análise do ambiente é a primeira etapa para você elaborar um orçamento para sua empresa.

Analisando o ambiente externo


Vou iniciar este tópico repetindo uma frase que eu mencionei  na postagem anterior (e no início desta) sobre orçamento empresarial - parte 1: eu disse que uma das principais vantagens do orçamento é fazer com que todos os envolvidos no processo habituem-se a verem a empresa dentro de uma perspectiva de futuro. Analisar o ambiente que circunda a sua empresa faz parte dessa dinâmica.

O que é o ambiente externo?


A empresa é constituída de partes que se relacionam entre si com o objetivo de formar um todo. Então, podemos concluir que a empresa é um sistema. Todo sistema sofre influência do seu ambiente externo. O ambiente externo, portanto, é formado de elementos que atuam fora da organização e são capazes de exercer grande influência na empresa e no seu setor (economia, tecnologia, informações demográficas, concorrência, fatores socioculturais, etc).

Fazendo a análise do ambiente externo na prática [caso: Loja Xy7]


Vou começar coletando alguns dados do ambiente relacionado ao setor de vestuário. Para facilitar, você pode iniciar a busca dos dados por segmentos.

Segmento econômico. A análise da situação econômica do país pode apresentar uma oportunidade ou uma ameaça para o seu negócio. Eu e você iremos examinar alguns pontos que eu considero importantes para avaliar a atual situação econômica do Brasil. Veja os dados mostrados abaixo.

. Balança comercial – Nos últimos meses, o valor das exportações tem sido maior que o valor das importações. As previsões é que até o final do ano este saldo se mantenha positivo podendo haver uma pequena retração (fonte: G1).

. PIB – Após dois anos de queda, o Produto Interno Bruto apresentou um crescimento da ordem de 1% em 2017 em relação ao ano anterior com expressiva participação do setor agropecuário. As previsões para 2018 são otimistas (fonte: suapesquisa.com).

. Desemprego – Os últimos dados do IBGE mostram que no último trimestre houve um aumento de 1,3% no desemprego em relação ao trimestre anterior (fonte: UOL economia.

. Inflação e juros – As expectativas de inflação em 2018 são em torno de 3,5%. Quanto aos juros, as projeções do Copom são que a taxa anual de juros permaneça constante em torno de 6,5% em 2018 e 8% em 2019 (fonte: BCB).

Segmento demográfico – É muito importante você fazer uma leitura deste segmento que nada mais é do que fazer uma análise mais generalizada da população como: idade, tamanho, distribuição de renda, ente outros.

. IdadeA população brasileira está envelhecendo e o índice de natalidade tem diminuído (Brasil Escola). Cerca de 52% da população encontra-se entre 20 e 54 anos de idade(IBGE).

. Tamanho da população – O tamanho da população brasileira atual é de 209 milhões (maio/18). A taxa de crescimento anual da população é de 0,77% (2017) e vem apresentando uma pequena diminuição (IBGE).

. Distribuição de rendaA desigualdade na distribuição de renda ainda persiste no Brasil. Esta diferença está entre pobres e ricos, homens e mulheres, entre regiões, etc. (iG). O destaque positivo é o aumento de 3,6% na renda média mensal das pessoas (IBGE).

Segmento Sociocultural – Este segmento diz respeito ao comportamento e valores culturais de uma sociedade. As pessoas possuem crenças e valores que são determinantes na sua forma de viver, pensar e consumir.

Pessoas famosas do cinema, televisão e internet podem, por exemplo, criar tendências e influenciarem fãs e seguidores nas roupas que eles devem vestir. Outro fator é a crescente participação feminina no mercado de trabalho.

Segmento Tecnológico – A tecnologia e suas mudanças afetam não só as empresas como a nossa vida em geral. O surgimento de uma nova tecnologia pode transformar toda uma indústria.

Há muito que analisar sobre tecnologia porque este assunto é muito amplo. Então, eu vou falar apenas de internet.

. Internet e clientes – A internet é uma poderosa ferramenta de comunicação com o cliente. Se você quer conhecer melhor o seu cliente então você precisa estar presente nas redes sociais. O crescimento vertiginoso do comércio eletrônico também é um importante fator a considerar.

. Internet e gestão da empresa – A possibilidade de utilizar programas de gestão empresarial diretamente em um servidor na internet tem se tornado cada vez normal. Essa prática tem trazido enormes vantagens competitivas para as empresas.

Concorrência – Imagino que você já esteja bastante inteirado desse assunto. Mesmo assim irei listar algumas dicas básicas sobre a análise de concorrentes. Em nosso caso da Loja Xy7, como qualquer outro setor, é importante entender que as lojas de e-commerce também podem ser concorrentes diretos.

. Descubra o que seu concorrente está fazendo que esteja dando certo ou não e aprenda com isso.
. Conheça os pontos fortes e fracos do seu concorrente. Saiba qual a capacidade dele.
. Colete informações do seu concorrente e procure sempre estar a um passo à frente dele.

A internet é uma importante ferramenta de análise de concorrentes.


o gato dando um pulo
Agora vem o pulo do gato: transformar todos esses dados em informação útil para planejar o seu orçamento. O principal objetivo da análise do ambiente externo é identificar oportunidades e ameaças para a sua empresa.



Com base nos dados colhidos sobre o ambiente externo, eu irei resumir alguns pontos que eu considero importantes para o nosso caso.

↑ A economia do país vem apresentando sinais de retomada do crescimento. Lento, mas consistente. Um cenário de inflação e juros relativamente estáveis (será?) favorece o aumento do consumo e demanda por crédito pelas empresas.

↓ A taxa de desemprego ainda continua sendo um gargalo para o comércio, em especial.

↑ A mulher vem aumentando gradativamente sua participação no mercado de trabalho e isso é muito bom para o setor de vestuário feminino.

↑ A internet como uma importante plataforma de pesquisa, divulgação de produtos, vendas e interação com o cliente.

↑ Conhecer o concorrente é fundamental. Uma prática interessante é descobrir quem são as referências no seu ramo de mercado e acompanhar suas ações.

Uma vez que você identificou tendências, entendeu o seu significado, fez previsões e avaliações, está na hora de construir cenários.

Construindo cenários


Através da construção de cenários você ficará sabendo com antecedência os caminhos mais prováveis a seguir. Vamos pegar algumas informações obtidas do segmento econômico e criar dois possíveis cenários: um mais pessimista e outro mais otimista. Veja a tabela 1 abaixo.

Tabela 1 - Construção de cenários
Variável Cenário otimista Cenário pessimista
Probabilidade de acontecer 50% 50%
PIB do Brasil (variação) +2,0% -1,0%
Balança comercial (saldo em US$ bi) 50 20
Taxa de juros anual (selic) 6,5% 8,5%
Taxa de câmbio R$ 3,40 R$ 4,10
Inflação anual 4% 6%
Taxa de desemprego 11% 14%
Crescimento do setor 8% -2%
Crescimento da empresa 10% 0%

A maioria dos especialistas recomenda que o orçamento de uma empresa seja feito para um período de 12 meses.

Definindo as premissas orçamentárias


Depois que você deciciu qual o cenário com mais chance de acontecer, a próxima etapa é a definição das premissas orçamentárias. Mas, afinal, o que é premissa? São as informações principais que servem de base para concluir uma ideia, um estudo, etc. Em nosso caso, as premissas serão o ponto de partida para a elaboração do orçamento da Loja Xy7.

Antes de definir as premissas, você precisa escolher o fator limitante do orçamento. Fator limitante é aquilo que pode limitar o seu negócio. Parece óbvio não é? Mas é isso mesmo! Não tem segredo. A capacidade de produção de uma indústria, por exemplo, ou até mesmo a disponibilidade de matéria prima pode ser um fator limitante.

Em empresas comerciais é costume usar a previsão de vendas como fator limitante para as premissas orçamentárias. Na tabela 2 abaixo está demonstrada as premissas orçamentárias da Loja Xy7.

Tabela 2 - Premissas Orçamentárias
Itens Números
Volume de vendas previsto (ano) R$ 2,7 milhões
Número de funcionários 12
Encargos sociais previstos 92%
Quant. de horas extras permitidas 5%
Aumento salarial previsto 5,03%
Taxa média anual de juros (financiamento p/ capital de giro) 20%
Taxa média anual de juros (aplicações financ.) 10%
Inflação anual 4%
Imposto de renda 15%
Política de prazo médio de contas a receber 60 dias
Política de prazo médio de contas a pagar 30 dias
Política de prazo médio de estocagem 30 dias

Finalizamos esta etapa do orçamento. Analisamos o ambiente externo da Loja Xy7; Depois, construímos os cenários baseados nas informações do ambiente; e por fim, definimos as premissas orçamentárias. Na próxima postagem eu vou mostrar na prática como fazer um orçamento de vendas.

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João N

Fontes de consulta:
#livros
PADOVEZE, Clóvis Luís, TARANTO, Fernando Cézar. Orçamento empresarial: Novos conceitos e técnicas. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2009.

HITT, Michael. Administração Estratégica. Trad. de José Carlos Barbosa dos Santos e Luiz Antonio Pedroso Rafael. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2005.

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