4 de out de 2011

Como controlar as vendas de cartão

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Muitos estabelecimentos comerciais se defrontam com uma grande dificuldade: o controle das vendas originadas de cartões e a conciliação bancária desses registros, que acaba por embaraçar as suas previsões de fluxo de caixa.

Vou tentar mostrar uma maneira prática para que você consiga controlar as suas vendas com cartão e, principalmente, o seu fluxo de caixa corrente e futuro.


Até mesmo as empresas que possuem algum tipo de sofware para controle de vendas e fluxo e caixa acham complicada a operacionalização desse controle; imaginem então, quem se arrisca a fazê-lo por meio de planilhas eletrônicas mal formuladas ou outras formas?  

O uso dos cartões nos estabelecimentos se dá, em sua maior parte, nas funções débito e crédito, e também vale-benefícios.  Após efetivada a venda, o crédito vai para a conta-corrente do afiliado:

·    conforme o tipo/prazo de pagamento combinado - débito à vista (cai na conta no próximo dia útil), débito pré-datado (no dia combinado com o cliente),  crédito à vista (em 30 dias) e crédito parcelado (no prazo concedido ao cliente);

·   deduzindo-se as taxas administrativas - essas taxas são descontadas do valor da venda no dia do crédito na conta-corrente e são diferentes tanto pra o tipo de transação (débito/crédito), como para o ramo da empresa.

O fato de creditar em contacorrente somente o valor líquido das vendas de cartão é o que torna a conciliação financeira mais complicada.

Veja o passo-a-passo a seguir.

Primeiro passoFazer o registro das vendas. Obviamente, a alimentação do sistema se dá através do registro dos dados da venda, e alguns deles são essênciais: data da venda, nome do cliente, valor da venda, tipo de pagamento (débito av/pz, crédito av/pz, vale-benefícios, etc), número de parcelas, data de recebimento, taxa de adm., valor da taxa de adm., valor líquido da venda operadora, conta-corrente para crédito, banco.

O que você precisa fazer é organizar esses dados numa planilha, caso não possua um software.

Importante: (1)não deixe de lançar o percentual exato da taxa de adm., pois facilitará a conferência dos créditos; (2) valor líquido da venda = valor da venda valor da taxa de adm.; (3) se você possui um software é aconselhável registrar o valor a receber em nome da operadora do cartão ao invés do cliente; (4) com esses dados financeiros você poderá também fazer a projeção do seu fluxo de caixa.

A própria maquineta lhe dá a opção para imprimir o relatório de vendas no final do expediente. Talvez esse relatório não tenha todos os dados necessários ao registro das vendas, portanto, o ideal é que você utilize os comprovantes emitidos.

Segundo passo Emissão do relatório de "valores a creditar" por data de recebimento. A montagem do relatório será feita com base nos dados inseridos na planilha de vendas que você criou. Veja se o seu “programa” lhe permite a confecção desse relatório. Com um conhecimento mais avançado de Excel é possível criar filtros e obter relatórios mais sofisticados.

Organize os dados de acordo o período que você quer conferir.
Ex. Emissão do relatório de recebimentos de vendas com cartão (todos) do período de 01/01/xx a 31/01/xx creditados na contacorrente tal; ou então, relatório de recebimentos de vendas com cartão (débito á vista) do dia tal ( 30/12/xx a 30/12/xx).
Obs. Quando no lançamento das vendas a débito à vista, lembre-se que a data para recebimento deverá ser sempre o dia útil seguinte (D+1).

Terceiro passoEmissão do extrato da conta-corrente por período.  Esta parte é mais simples. Pela internet mesmo, é possível obter o extrato de sua conta-corrente.  Lembre-se que o período do extrato deve ser o mesmo do relatório de recebimentos, para a confrontação dos dados.

Quarto passoConciliação dos créditos recebidos. Essa, certamente, é a parte mais chata: o confronto dos recebimentos registrados no seu Sistema com os créditos efetuados na contacorrente. A principal dificuldade encontrada é que o valor creditado em conta é feito pelo valor líquido cujo crédito é feito já com o desconto da taxa de administração.

Então, como saber que o valor X no extrato bancário refere-se a tal venda do meu relatório? E se os lançamentos na contacorrente forem feitos pelo valor total e não pelo valor individual da venda?

Uma dica bem prática:
  1. Localize no extrato da conta todos os créditos de vendas com cartão, some-os e veja se o valor líquido total confere com as informações do seu relatório. Se sua resposta for SIM, conferido; se NÃO, vá para o próximo passo. 
  2. As duas maiores credenciadoras de cartões (Cielo e Redecard) possuem o serviço on-line de visualização de extratos de vendas por período. Com esse extrato em mãos você poderá fazer uma comparação dos dados. 
Controle dos créditos antecipados (antecipação de recebíveis - vendas com cartão )
  • O registro destes recebimentos (baixa dos títulos a receber) deve ser feito no dia da antecipação dos créditos, sabendo que esses recursos uma vez antecipados, não mais transitarão pela sua conta-corrente.
  • Se a antecipação for feita com o seu banco ou diretamente com a operadora do cartão, solicite o extrato da operação para conferência de valores e taxas.

Quanto maior for o período para conferência, mais trabalhoso será o controle.
Não sei bem qual é o nível de detalhes dos extratos disponibilizados pelas credenciadoras. Se, porventura, alguém tiver essa informação, posta aí pra gente.

Sei que isso tudo é trabalhoso, mas vale à pena.
Se você já possui um software, veja com o desenvolvedor a possibilidade de adaptá-lo á sua necessidade.

Leia ainda...

Conciliação bancária – Vendas com Cartão
Novas Regras dos Cartões de Crédito


(o que é acompanhar um blog?)

João N


17 comentários:

  1. Muito Legal! Eu vou tentar pois acho que o banco nao esta me cobrnado muito além do combinado.

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  2. Muito bom o blog. O banco da empresa não disponibiliza o extrato detalhado dos CV antecipados e ainda tem um retardo de 48 horas para o valores entrarem no sistema deles. Eu vejo as informações atualizadas nos sites cielo e redecard , batem todos os cartoes certinhos , mais quando chega para antecipar pelo banco os valores vem sempre embaralhados e não tem informações necessarias para conferencia. Existe um Banco que trabalhe praticamente em conjunto com as credenciadas cielo e redecard online? Pois a porcaria do Bradesco está deixando a desejar.


    obrigado pela matéria.

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    1. Fábio,
      A tar. de ad. a depositantes não é cobrada somente quando a conta possui limite. Observe o seguinte: quando a sua conta amanhece negativa (como você se referiu) e mesmo assim os seus cheques não são devolvidos, é porque o banco os pagou, mesmo sem você ter saldo suficiente. Se isto que eu relatei, de fato aconteceu, o banco "pode" sim lhe cobrar a tar. de ad. depositantes.

      Obrigado pela participação, e desculpa pela demora em responder.

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  3. COMO FAÇO PARA SABER AS REAIS TAXAS ADM DOS CARTÕES, O BANCO PODE ME INFORMAR ISTO, SOMENTE COM AS CREDENCIADORAS DOS CARTÕES, OU COM AS PRÓPRIAS EMPRESAS DE CARTÕES COMO VISA E MASTER?
    GRATA

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  4. Como faço para conferir o extrato do banco com a via da firma do cartao

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    1. Boa noite Fátima,
      Faço consultoria de Gestão e sempre encontro este problema nos clientes, sempre aconselho fazer conciliação eletrônica, caso tenha interesse em saber mais, envia um email que te ajudo neste processo.
      Os bons softwares conciliam as vendas do sistema com o extrato da operadora de cartão e com a conta corrente.

      Cláudio Félix
      Consultor Empresarial
      claudiofelixsantos@yahoo.com.br

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  5. Como faço pra saber o saldo que tenho a receber no extrato de simples conferência. (redecard)

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  6. Meus valores nunca bate com os valores da conta corrente..os meus valores sempre são menores..

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  7. As vendas do Cartão de Crédito devem ser consideradas como no fluxo de caixa? Devem ser consideradas quando entram na conta corrente ou quando faço a venda? Importante salientar que possuo restaurante, logo minhas vendas no crédito não são parceladas.
    Exemplo: Vendas Junho Crédito 65.000, mas antecipei alguns valores para quitar contas... como lanço????? Me ajuda aí... Obrigado

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    1. Olá!
      Por favor, desculpa a demora em responder...

      Consideremos a ferramenta fluxo de caixa como um meio de projetar lançamentos futuros. Então, as vendas com cartão de crédito devem ser incluídas no fluxo de caixa no momento da venda pois estes lançamentos precisam compor sua previsão de entradas (contas a receber).

      Quanto a antecipação dos créditos - Suponhamos que do total de 65 mil você antecipou 5 mil. Eu oriento a baixar do ctas a receber os 5 mil de vendas com a devida contrapartida na "conta" bancos. Consequentemente, este valor (5 mil) será removido da previsão de fluxo de caixa. Para maiores detalhes veja a postagem Conciliação bancária – Vendas com Cartão (http://nfinancas.blogspot.com.br/2012/08/conciliacao-bancaria-vendas-com-cartao.html).

      Obrigado pela visita,

      João N

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    2. Então eu registro no livro movimento de caixa no dia da venda?
      Como entrada ou saída? Meu livro não tem a opção de receita a receber.

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    3. Oi Nathalí!

      Certamente não. As vendas com cartão somente deverão ser lançadas no movimento de caixa (como entrada) no dia em que estas estiverem realmente disponíveis em conta. Agora, porém, o registro das vendas (com cartão e outros) deve ser feito no momento da realização da venda. São duas coisas distintas: Controle de caixa e controle de vendas.

      Obrigado pela participação e qualquer coisa estou à disposição.


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    4. Entendi. Obrigada pela explicação clara e precisa!
      Parabéns pelo blog!

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  8. E quando no extrato (cielo) consta um lançamento de vendas creditado e no extrato do banco não consta. E as duas contas não bate.Quem está com o dinheiro?

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    1. Oi Marly,

      Se você encontrou tal divergência é sinal que você é organizada e faz a devida conciliação regularmente. Parabéns!

      As situações mais comuns sobre vendas não creditadas em conta são cobrança de taxa de aluguel e vendas canceladas. Minha dica é que você verifique no extrato da operadora de cartão (cielo) se consta algum lançamento de débito na mesma data em que deveria ser creditado o valor da venda. Se não conseguir identificar exija uma explicação da operadora.

      Obrigado pela visita ao nosso blog.

      João N

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  9. Como é lançado os créditos para minha conta (bb) É automaticamente? Prq eles não lançam o valor certo de cada venda. Fazem uma soma que nunca bate com a minha.

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    1. Sim, os lançamentos são feitos automaticamente. Os valores que são creditados em conta já vem descontando a taxa de administração que é diferente para cada ramo de atividade.

      João N

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