19 de set de 2013

Conciliação Bancária - Planilha e exemplo prático

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Esta é a parte 7 de 7 a qual apresentaremos uma maneira prática de como realizar uma conciliação bancária. Nesta parte trabalharemos com um exemplo prático envolvendo todos os elementos abordados nas partes anteriores.

Leia a postagem e baixe também a planilha de conciliação bancária (...)





É importante que você leia a introdução de Como fazer uma conciliação bancária


Estudo de caso

A empresa XYZ é uma pequena empresa do ramo de peças automotivas. O seu controle financeiro é realizado por um software básico de gestão financeira. Fulano de Tal é o funcionário encarregado por todo o controle financeiro da empresa XYZ.

Como o sistema financeiro da empresa XYZ ainda não tem os módulos de caixa/bancos, contas a receber e contas a pagar integrados, Fulano de Tal fez a conciliação bancária do período de 01 a 03/09/xx com a planilha disponível no blog nfinanças.com. Vejamos o resultado.

A figura 1 mostra o extrato bancário do dia 01/09/xx.


Com o extrato bancário em mãos, vamos à identificação dos lançamentos: 
  • Os depósitos de R$ 2300 (em dinheiro) e R$ 1400 (em cheque) foram realizados pela própria empresa XYZ, portanto, estes lançamentos são classificados como transferência entre contas. 

Obs.: Na planilha de conciliação bancária foram criados os grupos “Transferências de” e “Transferências para” simplesmente para categorizar os lançamentos entre contas internas (ex. depósitos para cobertura de cheques/outros, transferências eletrônicas entre contas bancária da própria empresa, etc). 
  • Não foi possível saber a origem do depósito de R$ 830, então, em nossa planilha de conciliação bancária este crédito será lançado na parte de Lançamentos não conciliados (figura 2).
  • crédito no valor de R$ 1.758, corresponde ao valor bruto das vendas realizadas através de boletos bancários (clique aqui para ver o relatório de títulos recebidos).  A identificação deste crédito será feita diretamente no sistema de contas a receber, porém, acompanhado do Arquivo-retorno (clique aqui para visualizar) que é o arquivo eletrônico que contém os dados dos títulos enviados pelo banco. Leia a postagem Conciliação bancária – Boletos Bancários e veja maiores detalhes.
  • Quanto ao crédito de R$ 1.241, referente às vendas de cartões, Fulano de Tal fará a devida identificação pelo sistema de contas a receber (clique aqui o relatório de vendas com cartão). Esta conferência pode ser feita também pelo extrato de vendas fornecido pela sua operadora de cartão. Na postagem Conciliação bancária – Vendas com Cartão você encontrará dicas interessantes. 
  • As tarifas de R$ 4,50 e R$ 17,50 referem-se a despesas com registro e liquidação de boleto bancário, respectivamente. Conforme foi apresentado na postagem Conciliação bancária –Boletos Bancários, essas tarifas são debitadas de acordo o seu evento gerador. 
  • O débito de R$ 2.600, realizado através de DOC eletrônico, equivale ao pagamento de um título emitido a favor do fornecedor A. Se a empresa XYZ dispusesse de um sistema financeiro integrado, a baixa deste título no módulo Contas a Pagar implicaria automaticamente em um lançamento a débito no módulo Bancos. 
  • E por fim, os cheques compensados.  Após analisar o controle de cheques emitidos pela empresa XYZ, Fulano de tal verificou que além dos quatro cheques compensados no dia 01/09/xx, há mais um cheque no valor de R$ 500,00 que ainda não fora apresentado ao banco pelo fornecedor E. Vamos à prática! 

Entendendo a planilha de Conciliação Bancária

  
A planilha está dividida em duas partes: Lançamentos Conciliados (A) – que equivale a todos os lançamentos devidamente conferidos e identificados; e Lançamentos NÃO Conciliados (B) – que são aqueles que ainda não foram identificados.

(1) Botão “Lançar” – ao clicar sobre ele, será aberto um formulário para “alimentar” a planilha;
(2) Saldo Anterior – Lugar onde se deve lançar o Saldo final (3) que consta na Planilha de Conciliação Bancária do dia (ou período) anterior. Esse dado é essencial para a conciliação dos saldos;
(4) Saldo final extrato bancário – Lugar onde se deve lançar o saldo final que consta no extrato fornecido pelo banco;
(5) Lançamentos (A + B) – é a soma do saldo final da subdivisão Lançamentos Conciliados e Lançamentos NÃO Conciliados. Se o resultado desta soma for igual ao saldo final do extrato bancário(4), então significa dizer que os saldos estão conciliados.

Observações:

 - Conciliação bancária é uma prestação de contas, portanto, cada lançamento que conste como conciliado deve estar devidamente acompanhado de seu documento comprobatório.
Os créditos de vendas com cartão e boletos bancários podem ser lançados pelo valor total na planilha de conciliação, desde que acompanhados dos respectivos relatórios validados pelo responsável.

 - O cheque compensado, valor de R$ 500 e datado para 01/09/xx, até esta data não havia sido apresentado ao banco pelo favorecido (fornecedor E). Fulano de Tal resolveu mesmo assim baixar esse cheque do sistema de contas a pagar porque entendeu ele que o saldo disponível em conta para cobrir o referido cheque não pertencia mais a empresa. 
(!)Muitos cheques são devolvidos porque as empresas se esquecem desse detalhe. Elas usam o saldo que seria para cobrir um cheque que o portador deixou de apresentar na data certa, para fazer outras coisas.

Para que não houvesse diferença na conciliação dos saldos, o valor de R$ 500 foi registrado na parte dos Lançamentos Conciliados (débito) e também na parte dos Lançamentos não Conciliados (crédito).

Vamos continuar com a nossa conciliação bancária, só que agora faremos a do dia 02/09/xx conforme apresentado na figura 3.

  • Sobre o cheque 006 de R$ 500, nota-se que ele já havia sido lançado na planilha de conciliação do dia 01/09/xx (figura 2), mas, como só foi depositado em conta no dia 02/09/xx, basta apenas excluí-lo dos lançamentos não conciliados – conforme está apresentado na figura 4).  

Observe que o cheque 009 de R$ 1980, apresentado em 01/09/xx, fora devolvido por insuficiência de fundos. Na figura 4 mostraremos como proceder.


Passemos, portanto, à atualização da Planilha de Conciliação Bancária do dia 02/09/xx (figura 4 acima). Observe que os lançamentos que não constam na parte Lançamentos Conciliados (A) é porque foram inseridos na parte dos Lançamentos NÃO Conciliados. 
  • Veja que ainda existem alguns lançamentos do dia 01/09/xx que ainda não foram conciliados (R$ 1400 e R$ 830), portanto, devem permanecer inalterados. 
  • Sobre o cheque 009 de R$ 1980 em lançamentos não conciliados: este cheque da empresa XYZ fora devolvido por insuficiência de fundos, então, o banco efetua um crédito que funciona como um estorno (figura 3). Ele deve permanecer em Lançamentos NÃO Conciliados até que seja reapresentado ao banco. 

Para finalizarmos, imaginemos a seguinte situação: no dia 03/09/xx houve o desbloqueio do depósito em cheque de R$ 1400, porém, também houve a devolução de um dos cheques depositados; Fulano de Tal conseguiu identificar a origem de depósito de R$ 830; e o cheque de R$ 1980 fora reapresentado. Vamos à prática, então.

  
E agora, a conciliação bancária do dia 03/09/xx.


  • Quanto ao depósito outrora bloqueado (R$ 1400) e ao depósito não identificado de R$ 830, veja que eles foram apenas transferidos para os Lançamentos Conciliados. Obs.: mesmo que um dos cheques (R$ 250) tenha sido devolvido, realizamos o lançamento a crédito pelo valor integral do depósito (R$ 1400) para depois procedermos ao lançamento do cheque devolvido (R$ 250). 
  • A reapresentação do cheque de R$ 1980, apenas implica em deletá-lo dos Lançamentos NÃO Conciliados. 

Enfim chegamos ao fim desta série de postagens sobre como fazer uma conciliação bancária. Tentei ser o mais prático e menos teórico que pude. Espero que estas dicas sejam úteis para vocês. BAIXE A PLANILHA E PRATIQUE e, principalmente, profissionalize-se cada vez mais. 

Aproveite o espaço para deixar comentários expondo suas dúvidas, sugestões, críticas e também apresentado o seu modus operandi. Lembre-se: os comentários são muito importantes para o aperfeiçoamento do nosso blog.

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João N


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17 comentários:

  1. Olá, boa tarde.

    Gostaria de informar que a planilha esta com um pequeno problema. Quando clico no botão lançar, aparece um tela com a seguinte mensagem: Erro em tempo de execução "9": subscrito fora do intervalo.

    Agradeceria se corrigissem o problemas, pois estou precisando muito desta planilha.
    Desde já, o blog esta de parabéns. Esta sendo muito útil pra mim.

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    1. Olá
      A min também o erro "9", agradecia uma ajuda e parabéns...
      Não houve alteração na planilha.

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    2. Já fiz os ajustes necessários! Por favor, baixem o arquivo novamente. O problema é que, ao modificar o nome da planilha (ou inserindo nova planilha), dava este erro. Mas, o problema já foi resolvido.

      Obrigado, e desculpa os transtornos.

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    3. Olá João,

      O problema ainda persiste. Apresenta o Seguinte erro. Planilha Conciliação Bancária.xlsm'!btnLançar_Clique'. Talvez ela não esteja disponível nesta pasta de trabalho ou todas as macros estejam desabilitadas

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    4. Olá Youry! O excel que você usa precisa estar com as macros habilitadas.

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  2. Respostas
    1. Oi,
      A senha está disponível na página Finanças na Prática no facebook. Link de acesso: https://www.facebook.com/pages/Finan%C3%A7as-na-Pr%C3%A1tica/127560550628834

      Obrigado pela visita ao nosso blog!

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  3. Parabéns, o material está excelente, as explicações são claras e dinâmicas, muito útil até mesmo para quem já tem conhecimento na área.

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    1. Oi Rodrigo, e obrigado pelo comentário.

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  4. Respostas
    1. Aurys, o código para descompactar a planilha está na nossa página no facebook - https://www.facebook.com/pages/Finan%C3%A7as-na-Pr%C3%A1tica/127560550628834

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  5. João, meus parabéns pela fantástica planilha, realmente muito boa mesmo. Aproveitando, queria tirar uma duvida, é possível colocar ou tirar algum item da opção grupo? Se tem, como eu poderia faze-lo?
    Qualquer coisa meu email é anderson.santos001@gmail.com (skype: anderson.santos001@hotmail.com)
    Abç e obrigado desde já

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  6. Olá João não consegui baixar a planilha, poderia me enviar por e-mail?
    E-mail:alexsandramagalhaes1@hotmail.com

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  7. Bom dia João!
    Achei super bacana a planilha pela explicação, mas não consegui baixar. Bloqueiam o site de onde faz download.
    Por gentileza, poderia enviar por e-mail?
    loraine.mariette@gmail.com ?
    Obrigada!!!

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    Respostas
    1. Olá,
      Planilha enviada para o email informado.

      Obrigado pela visita,

      Joao N

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  8. No item 2 que é indicado informando que é o saldo final sublinhado, não seria saldo inicial anterior? Pq conforme o valor acho que deveria ser
    Alguém poderia me ajudar?

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